Digivoimaa palveluverkon suunnittelemiseen

TEKSTI Mika Remes | KUVAT Jesse Karjalainen ja Lassi Saijets

Palveluverkko käsittää oikeastaan kaiken, mitä kunta asukkailleen tarjoaa. Siksi palveluverkon suunnittelussa tarvitaan helposti koottavaa ja ajantasaista tietoa. Kuopiossa toteutetussa DigiPAVe-hankkeessa on kehitetty mahdollisimman reaaliaikaiseen tietoon perustuva konkreettinen digitaalinen ohjelmatyökalu päättäjien avuksi kunnan palveluverkon suunnitteluun. Sen uskotaan poikivan myös merkittäviä säästöjä kunnalle.

Kunta X:n kunnantalolla pidetään tärkeää palaveria. Kunnanjohtaja, tilapalvelun päällikkö ja sivistyslautakunnan puheenjohtaja pohtivat, säilyttääkö monelle kunnan asukkaalle tärkeä kyläkouluverkosta vai pitäisikö rakentaa kokonaan uusi ajanmukainen koulu? Suunnitelmia ja laskelmia tehtäessä kahvia kuluu, muutama lohileipäkin. ”Tämä olisi niin paljon helpompaa, jos kaiken tarvittavan tiedon saisi kerralla eteensä päätteelle”, huokaa lopulta urakasta uupunut kunnanjohtaja.

Kuopion kaupungin hankesuunnitteluarkkitehti Emilia Rönkköä kuvittelemani tilanne hieman hymyilyttää, mutta totta toinen puoli: kunnan palveluverkon suunnittelu on kuin monimutkainen palapeli, missä kaikki vaikuttaa kaikkeen. Siksi relevantti ja ajanmukainen tieto on valtaa. Rönkkö, jos kuka, sen tietää. Hänen työtehtäviinsä kuuluu miettiä, millaista palveluverkkoa Kuopion kaupunki tarvitsee.

Rönkkö myös valmistelee kaupungin investointihankkeita ja tuottaa taustatietoa päättäjien avuksi.

Hajallaan oleva tieto yhteen

Kunnan palveluverkon suunnittelulla on valtava vaikutus kuntaan, myös sen talouteen. Palveluverkko käsittää lyhyesti sanottuna kaikki kunnan palvelut. Se koostuu joukosta hyvin erilaisia ja kokoisia asioita, kuten päiväkotiverkoston tai tiedon siitä, missä kiireellisyysjärjestyksessä kunnan omistamia kiinteistöjä korjataan.

Palveluverkon tärkeyteen nähden sen suunnitteluun kunnissa resursoidaan Rönkön mielestä yllättävän vähän työvoimaa. Hyvällä palveluverkkosuunnittelulla kunta voi nimittäin välttyä monelta murheelta. Resursointikaan ei itsessään kanna pitkälle, jos käytössä ei ole toimivia työkaluja.

– Siksi aloimme Kuopiossa vuoden 2018 alussa kehittää digitaalisesti toimivaa tietojärjestelmää, johon koostetaan ajantasaista, mutta kunnassa hajallaan olevaa tietoa palveluverkon nykytilasta. Kehitystyön tuloksena syntyi lopulta pilottiversio nimeltä DigiPAVe, joka tarkoittaa dynaamisesti toimivaa digitaalista palveluverkkosuunnittelun sovellusta kertoo Rönkkö.

DigiPAVe-hanketta veti tiimi, johon kuului Rönkön lisäksi Kuopin kaupungin toimitilajohtaja Hannu Väänänen ja kaupunkisuunnittelija Jussi Niilahti. Haasteeseen kannusti Kuopion kaupunkistrategiaan kirjattu slogan ”lupa tehdä toisin”.

– Kuopion palveluverkkoa on perinteisesti suunniteltu viiden vuoden välein ulkopuolisten konsulttien tekemän palveluverkkoselvityksen pohjalta. Vaikka selvitys olisi kuinka pätevä, sen tieto alkaa olla vanhentunutta ilmestyessään. Halusimme kehittää työkalun, joka tarjoaa muutakin kuin nyt lukemattomiin exceleihin kootun tiedon, ja joka sisältää tietoa yli kaupunginhallinnon eri sektoreiden. Toisin sanoen, halusimme yhteisen näkemyksen palveluverkoston nykytilasta ja tiedolla johtamista hyödyntävän yhteistyömallin kuntaorganisaatiolle, Rönkko kertoo.

Valistuneempia vaihtoehtoja

DigiPAVen pilottiversio toteutettiin hankkeesta innostuneen FCG Konsultointi Oy:n kanssa. Pilotoinnin testiympäristönä toimi Kuopion kaupungin koulu- ja päiväkotiverkostotyö. Hanke sai rahoitusta ympäristöministeriön koordinoimasta kiinteistö- ja rakentamisalan digitalisaatiota vauhdittavasta KIRA-digi-ohjelmasta, joka on ollut yksi hallituksen kärkihankkeista.

Huomisen tekijät - Digivoimaa palveluverkon suunnitteluun - Puijon torni

Hankkeen haasteena oli saada hajallaan eri järjestelmissä ja yksikkökohtaisissa tietovarannoissa oleva tieto yhteen ja yhteismitalliseen muotoon. Tietoa siis kunnassa on, mutta tietojen keskinäiset riippuvuussuhteet jäävät usein hahmottumattomiksi.

Ratkaisuksi DigiPAVessa kehitettiin sovellutus ja toimintamalli, jossa kunnan palvelu- ja toimitilaverkoston suorituskykyä ja kapasiteettia päästiin jatkuvasti seuraamaan ja analysoimaan tietopohjaiseen paikkatietoon sidotun analytiikan avulla.

– DigiPAVen kautta päästään käsiksi hyvin konkreettisiin asioihin, kuten kunnan investointitarpeisiin. Kun käytössä on reaaliaikaista tietoa faktapohjana, kunta voi tehdä valistuneempia ratkaisuja palveluverkon vaatimien investointien suhteen. Ääriesimerkkinä voisi mainita, ettei aleta huoltomaalata purettavaa taloa tai hankkia viipalekoulua juuri valmistuneen koulun pihalle, Rönkkö selvittää.

DigiPAVesta on erityistä hyötyä, kun mietitään eri skenaarioita päätöksentekoa varten. Jos kunta haluaa panostaa kyläkouluverkostoon, DigiPAVe auttaa simuloimaan, mitä se käytännössä merkitsee: millainen on väestöpohja ja ikäluokkien kehitys, mitä investointeja tilaratkaisuihin tarvitaan, millainen on korjausvelka, mitä verkoston ylläpito maksaa…

– Näin päästään tekemään tietoisempia päätöksiä eri vaihtoehtojen välillä. Tällä ei ole suinkaan tarkoitus korvata poliittista päätöksentekoa vaan tuoda siihen lisää argumentaatiota, Rönkkö muistuttaa.

Hyvä suunnittelu tuo suuret säästöt

DigiPAVe on nyt olemassa pilottiversiona ja jatkokehitystyö on alkamassa. Sitä on tarkoitus testata Kuopion kuntaverkkosuunnittelussa ja kehittää siitä kunnille sopiva tuotantoversio. Jatkokehitykseen on määrä saada muitakin kuntia mukaan. DigiPAVe sopii kaikille vähänkin suuremmille kunnille, sillä se on työkalu kunnan palveluverkoston suunnitteluun ja tehokäyttöön.

– Meillä ei vielä ole konkreettisia lukuja sen säästövaikutuksista, mutta oletettavasti niitä pitäisi hyvin koitua, kun kunnassa voidaan mallintaa eri palveluverkkoskenaarioita keskenään suhteessa nykyiseen verkostoon, Rönkkö sanoo.

Skenaarioita tarkastelemalla on Rönkön mieleistä huomattavasti helpompi arvioida, millaisista tiloista kannattaa luopua, millaisia säästöjä vuosittain saadaan toiminta- ja tilaratkaisuissa ja millainen hintalappu koituu uudisrakentamisesta.

– Kunnille on koosta riippumatta entistä tärkeämpää pyrkiä näkemään valtuustokausien yli, mihin suuntaan palveluverkkoa kehitetään. Todelliset säästöt ja hyödyt tulevat onnistuneesta pitkän aikavälin suunnittelusta, ei poliittisista pikavoitoista. Siinä DigiPAVe on suureksi avuksi, muistuttaa Rönkkö.

FAKTA

DigiPAVe on digitaalinen työkalu palveluverkkosuunnitteluun

  • DigiPAVe tarkoittaa digitaalista palveluverkkosuunnittelua. Se on vuoden 2018 lopulla päättynyt Kuopion kaupungin toteuttama hanke, jossa kehitettiin pilottiversio digitaalisesti toimivasta työkalusta kunnan palveluverkoston suunnitteluun.
  • DigiPAVe-sovelluksen ja toimintamallin ideana on kunnan palvelu- ja toimitilaverkoston suorituskyvyn ja kapasiteetin jatkuva seuranta ja toiminnan tarpeitten analysointi tietojärjestelmäpohjaisen paikkatietoon sidotun analytiikan avulla.
  • Digitaalisen työkalun avulla voidaan mallintaa vaihtoehtoisia palveluverkkoskenaarioita palvelutarve-ennusteeseen perustuen, sekä tehdä kustannusten vertailua suhteessa nykyiseen verkostoon.
  • DigiPAVe-hankkeessa kehitettyjä ratkaisuja voidaan hyödyntää myöhemmin hyödyntää myös muissa Suomen kunnissa sekä skaalata laajempaan mittakaavaan esimerkiksi seutu- tai maakuntatason palveluverkkosuunnitteluun.

Lisää tietoa: digipave.fi

Apollolla ja talousennustesovelluksella monenlaisia mahdollisuuksia

Kuntarahoituksen Apollo-palvelun viimeisin täydennys, talousennustesovellus, tuo kaivattua tietoa ja näkymää kuntien pitkän aikavälin suunnittelutyöhön ja investointipäätöksiin. Se tarjoaa mahdollisuuden nähdä, miten päätös vaikuttaa kunnan talouteen pitkällä aikavälillä, esimerkiksi 10–20 vuoden päästä. Pilottikäyttäjät ovat testanneet sovellusta syksyn 2018 aikana, tämän vuoden aikana työkalu tulee laajemmin Kuntarahoituksen asiakkaiden saataville.

Talousennuste on kehitetty tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Käyttäjien tarpeet ohjaavat myös koko Apollo-palvelun kehitystä. Jatkokehitysaihioita on paljon, yksi mahdollinen kehityssuunta on ominaisuus, jolla voisi vertailla investointien rahoitusta ja vaihtoehtoisia toteutustapoja.

Myös Apollon ja sen eri sovellusten integroitavuutta toisiin järjestelmiin parannetaan jatkuvasti. Tulevaisuudessa voisi siis olla mahdollista, että esimerkiksi DigiPAVen avulla suunniteltujen päiväkotien tai muiden palvelujen vaihtoehtoisia rahoitus- ja toteutustapoja voisi vertailla Apollossa.